退職、異動、休職、産休・育休。 どの会社でも起こり得る出来事です。

しかし、そのたびにホームページの更新が止まってしまうと、会社の情報発信は不安定になります。

これは担当者個人の問題ではありません。 本当の課題は、担当者しか運用できない仕組みになっていることです。

ホームページ担当者は、いつの間にか生まれる

中小企業では、「今日からホームページ担当です」と正式に任命されることは意外と少ないものです。

パソコンが得意だから。
文章を書くのが苦手ではないから。
写真を撮る機会が多いから。
以前ホームページを少し触ったことがあるから。

そんな理由で少しずつ更新を任され、そのまま数年間担当しているケースがあります。

最初は「お知らせを1件掲載するだけ」だった業務も、続けているうちに担当者の頭の中へ多くの判断基準が蓄積されていきます。

• 写真はどのサイズにすれば見やすいか
• トップページには何を掲載するべきか
• お知らせとブログをどう使い分けるか
• 公開前に誰へ確認を取るのか
• 画像やPDFをどこに保存しているのか
• 過去の記事をどこまで参考にしてよいのか

こうした情報は、担当者にとっては日常の作業です。 そのため、わざわざマニュアルに残されないことがよくあります。

けれども、次の担当者から見ると、それは大切な運用ノウハウです。

担当者がいなくなると、最初に起きること

担当者が退職・異動したあと、最初に起きやすいのは「ログインできない」という問題です。

• 管理画面のID・パスワードが分からない
• どのメールアドレスで登録しているか分からない
• サーバーやドメインの契約情報が分からない
• 登録メールアドレスが退職者の個人アドレスになっている
• パスワード再設定の通知を受け取れない

ホームページ自体は表示されている。 CMSも正常に動いている。

それでも、管理できる人がいなければ更新は止まります。

次に起きるのは「更新してよいか分からない」問題

ログインできたとしても、すぐに更新できるとは限りません。

次に起きるのは、判断基準が分からないという問題です。

• 誰の確認を取れば公開してよいのか
• 文章はどこまで変更してよいのか
• トップページの内容を変更してよいのか
• 古いお知らせは削除してよいのか
• 写真はどの基準で選べばよいのか

この判断基準が共有されていないと、新しい担当者は慎重になります。

慎重になること自体は悪いことではありません。 ただ、判断できない状態が続くと、結果として「触らない」という選択になってしまいます。

更新停止は、少しずつ会社の信頼に影響する

ホームページの更新が止まっても、すぐに大きな問題として表面化しないことがあります。

しかし、情報が古いまま残ることで、少しずつ影響が出てきます。

• 採用情報が数年前のまま掲載されている
• 終了したイベント情報がトップページに残っている
• 営業時間や休業日が現在と異なる
• 退職した担当者名が問い合わせ先に残っている
• 新しいサービスや取り組みが掲載されていない

見る人は、そこまで細かく事情を知りません。

「この会社は今も活動しているのだろうか」
「問い合わせても大丈夫だろうか」
「情報管理はできているのだろうか」

そのような不安につながる場合があります。

ホームページを見るのは、お客様だけではありません。 取引先、求職者、金融機関、行政、協力会社など、多くの人が会社を知る入口として確認します。

だからこそ、ホームページ運用は広報担当者だけの仕事ではなく、会社全体の情報管理に関わる業務だと考える必要があります。

担当者を増やすだけでは、同じことが起きる

「では、担当者を二人にすればよいのでしょうか。」

もちろん、複数人で対応できる体制は大切です。

ただし、それだけでは根本的な解決にはなりません。

担当者が二人いても、その二人だけが分かる運用であれば、数年後には同じ問題が起きます。

必要なのは、担当者を増やすことだけではなく、運用を会社の仕組みとして残すことです。

これらを整理しておくだけでも、引き継ぎの負担は大きく変わります。

大切なのは、完璧なマニュアルを作ることではありません。 次の担当者が迷わず最初の一歩を踏み出せる状態にしておくことです。

CMSは「簡単に更新するため」だけのものではない

CMSというと、「ホームページを簡単に更新するための仕組み」と説明されることが多いです。

もちろん、それは大切な役割です。

しかし株式会社イーハイブでは、CMSの価値はそれだけではないと考えています。

CMSは、会社の情報を継続して管理し、担当者が変わっても運用を続けるための仕組みでもあります。

どれだけ多機能なCMSでも、担当者しか使えなければ運用は止まります。 一方で、必要な機能が整理され、画面や手順が分かりやすければ、新しい担当者でも更新を引き継ぎやすくなります。

株式会社イーハイブが提供するコムログも、単にページを更新するためのCMSではなく、中小企業が無理なくホームページ運用を続けられることを意識して開発・改善を続けています。

ホームページ運用は、業務設計のひとつ

ホームページは、作って終わりではありません。

会社の情報を整理し、必要なタイミングで発信し、古くなった情報を見直す。 これは継続的な業務です。

そのため、ホームページ運用は「担当者の作業」ではなく、「会社の業務設計」として考える必要があります。

担当者はいつか変わります。 退職もあります。 異動もあります。 休職もあります。

それ自体をなくすことはできません。

だからこそ、担当者が変わっても止まらない仕組みを作っておくことが大切です。

まずは、今の運用を書き出してみる

ホームページ運用を見直すとき、最初から大きな改善をする必要はありません。

まずは、今の担当者が普段やっていることを書き出してみることをおすすめします。

• 月に何回更新しているか
• 誰から更新依頼が来るか
• どのページをよく変更しているか
• 公開前に誰が確認しているか
• 画像や資料はどこから受け取っているか
• 更新に時間がかかる作業は何か

書き出してみると、「担当者の感覚」に頼っていた部分が見えてきます。

そこを少しずつ整理することで、ホームページは属人的な作業から、会社として継続できる業務へ変わっていきます。

まとめ：担当者がいなくなっても止まらないホームページへ

ホームページ担当者がいなくなることは、どの会社でも起こり得ます。

問題は、担当者が変わることではありません。 担当者が変わった瞬間に、運用が止まってしまうことです。

ログイン情報、更新手順、確認ルート、判断基準。

これらを整理しておくことで、ホームページは担当者個人のものではなく、会社の情報資産として活用しやすくなります。

株式会社イーハイブでは、ホームページやCMSを単なる更新ツールではなく、業務設計・運用改善の一部として考えています。

会社ごとに、必要な運用体制は異なります。 正解はひとつではありません。

もし、現在のホームページ運用が一人の担当者に依存していると感じる場合は、まずは今の運用を整理するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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ホームページ運用を見直したい方は、コムログの概要もご覧ください。 更新しやすさだけでなく、担当者が変わっても続けやすい運用を考えるきっかけになります。

 

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